地下水資源調查數據錄入系統是圍繞數據庫建設的軟件工具，在功能上應可劃分6部分，具體包括數據編輯與瀏覽、數據查詢、報表打印、數據匯總、系統維護、用戶幫助。
  各部分既保持了功能上的獨立性，在操作上又相互關聯。用戶可以通過對應用程序的調用實現對數據的訪問，完成用戶的數據操作過程。從用戶需求上，既要滿足各基層單位進行數據庫建設的需要，又要滿足上級部門進行數據庫匯總和集成的需要。
  數據整理與數據錄入系統具有如下功能：
  1）數據編輯與瀏覽子系統主要功能是對數據進行采集輸入、存貯、管理和更新，是系統數據管理的核。其基本特點是：采用地質人員能夠接受的數據表風格，靈活的數據錄入、編輯與修改過程，自動的數據庫表格關聯（主鍵的處理），錄入的數據信息實時存儲，具有多級的操作撤銷功能。
  2）數據查詢功能提供數據查詢和查找功能，幫助用戶快速定位。
  4）報表打印功能提供數據庫各表的報表打印輸出。
  4）數據匯總功能提供錄入的不同數據庫的匯總合并功能。
  6）維護子系統，提供數據備份與恢復、系統環境設置等功能。
  6）幫助子系統為用戶提供界兩友好的幫助。